1.0 Allgemeine Informationen
Wir freuen uns, dass Sie sich für uns interessieren und sich für eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben oder beworben haben. Wir möchten Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung erteilen.
1.1 Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die
Greenovis GmbH
Katzbergstraße 3a
40764 Langenfeld
Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite: https://greenovis.de/impressum/
1.2 Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.
1.3 Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
Sofern besondere Arten personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO verarbeitet werden (z.B. Gesundheitsdaten) ist die Rechtsgrundlage § 26 Abs. 3 BDSG bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
1.4 Wie lange werden die Daten gespeichert?
Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden im Falle einer Absage nach 6 Monaten gelöscht.
Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von zwei Jahren gelöscht.
Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten haben, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.
1.5 An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Wir nutzen für den Bewerbungsprozess den Dienst onlyfy one (by XING). Dieser wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten.
Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen innerhalb der Unternehmensgruppe weitergeleitet. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.
1.6 Ihre Rechte als „Betroffene“
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
1.7 Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten. Sie erreichen diese unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:
Five Consulting
Klaus Pampuch
Frankenforster Str. 44
51427 Bergisch Gladbach
E-Mail: pampuch@five.consulting
1.8 Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
2.0 onlyfy one (by XING)
Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzen wir den Dienst onlyfy one (by XING).
2.1 Gemeinsame Verantwortlichkeit
Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von Greenovis GmbH besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von Greenovis GmbH und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy one nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.
2.2 Datenverarbeitung durch die New Work SE
onlyfy one ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy one ebenso wie das berufliche soziale Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING, kununu etc.) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy one als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.
Hinsichtlich der Datenverarbeitung für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit Greenovis GmbH zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.
2.3 Bewerbungen mit onlyfy one
Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).
2.4 Unterbrechung Ihrer Online-Bewerbung
Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden Cookies eingesetzt. Von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden im Unternehmens-Account von Greenovis GmbH in onlyfy one erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für Greenovis GmbH eingeschränkt einsehbar.
2.5 Hinweise zu speziellen Funktionen von onlyfy one
Kalenderfunktion
Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist auf Grund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.
WhatsApp Bewerbung
Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion nutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Bei einer Bewerbung via WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat alle notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden dann über einen Dienstleister direkt in onlyfy one eingespielt und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet.
Die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion wird von einem IT-Dienstleister (PitchYou) zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp“ werden über eine Schnittstelle in onlyfy one übertragen und unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp“ Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt in onlyfy one.
Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann.Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.
Nach Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung via WhatsApp durch PitchYou an onlyfy one übermittelt. Ein Widerruf der Übermittlung ist jederzeit möglich. Ihre Bewerberdaten werden jedoch nach der Übertragung an onlyfy one in der Infrastruktur von PitchYou ohnehin gelöscht, so dass eine weitere Verarbeitung durch PitchYou nicht stattfindet.
2.6 Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes
Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO also auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse“ sowie „besondere Kategorien von Daten“ statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, „überwiegendes Interesse“ und „besonders schützenswerte Personendaten“. Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.
3.0 Bewerbungsprozess über Social Media (Facebook & Instagram) („Leads Ads“)
Wir nutzen die Social Media Plattformen Facebook und Instagram unter anderem dazu, einen schnellen und effizienten Bewerbungsprozess zu ermöglichen. Sofern Sie als Nutzer Interesse an den angebotenen Leistungen dieser Social Media Plattformen haben, wird eine Kontaktmöglichkeit (sogenannte „Leads“) bereitgestellt. Dafür wird das von Instagram bzw. Facebook zur Verfügung gestellte Anzeigenformat „Lead Ads“ verwendet.
Bei der Nutzung von „Lead Ads“ werden die für den Bewerbungsprozess notwendigen Informationen vom Nutzer in eine Maske eingegeben – oder falls bereits im Facebook oder Instagram Konto angelegt – von Facebook oder Instagram automatisch ausgefüllt.
Bei der Verwendung des Anzeigenformats „Lead Ads“ erfolgt eine Verarbeitung personenbezogener Daten. Hierüber möchten wir, die Greenovis GmbH, Sie im Weiteren informieren:
3.1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Für die Datenerhebung mittels der Funktion Lead Ads auf Facebook und Instagram ist verantwortlich die:
Meta Platforms Ireland Ltd. (nachfolgend „Facebook“)
4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland
Daneben sind wir mit unserem Social-Media Business Profil ebenfalls für die Datenverarbeitung Verantwortliche: Greenovis GmbH, Katzbergstraße 3a, 40764 Langenfeld
Wir haben mit Facebook eine Vereinbarung über gemeinsame Verarbeitung (Controller Addendum) geschlossen.
3.2 Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
Verarbeitungszwecke von Facebook und Instagram
Wenn Sie die Instagram-Plattform oder Facebook über www.facebook.com besuchen, erhebt und speichert Facebook Nutzungsdaten. Zudem verarbeitet Facebook die Daten bzw. Informationen, die Sie über die Lead Ad übermitteln. Für diese Datenverarbeitungen ist grundsätzlich allein Facebook datenschutzrechtlich verantwortlich. Informationen hierzu stellt Facebook in der Facebook-Datenrichtlinie https://www.facebook.com/privacy/policy/?entry_point=data_policy_redirect&entry=0] sowie der Cookie-Richtlinie https://www.facebook.com/privacy/policies/cookies/?entry_point=cookie_policy_redirect&entry=0] zur Verfügung.
Verarbeitungszwecke von Greenovis GmbH
Wenn Sie der auf Facebook oder Instagram von uns ausgespielte Werbeanzeige folgen, können Sie über das Lead Ads-Formular „Jetzt bewerben“ den Bewerbungsprozess starten und hierzu Kontakt mit der Greenovis GmbH aufnehmen.
Wir erheben die in dem Formular erfragten Daten ausschließlich zu den Zwecken, die in dem Formular weiter beschrieben sind. In diesem Rahmen verarbeitet Greenovis die Daten, die Sie über „Lead Ads“ angeben, insbesondere:
Vor- und Nachname
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Berufserfahrung
Sprachkenntnisse
Besitz eines Führerscheins
Soweit die geforderten Daten bereits in Ihrem Facebook-Konto hinterlegt sind, werden diese Daten von Facebook bereitgestellt.
Nachdem wir die von Ihnen angegebenen Daten von Facebook exportiert haben, werden wir für Sie ein Profil in unserem Bewerbermanagementtool (onlyfly Bewerbungsmanager) anlegen und Sie per E-Mail zum weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses kontaktieren. Wir werden Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) prüfen und das Bewerbungsverfahren durchführen.
Für die Datenverarbeitung zwecks Vereinbarung und Durchführung eines Bewerbungsgesprächs ist die Greenovis GmbH grundsätzlich allein datenschutzrechtlich verantwortlich.
3.3 Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Grundlage der Verarbeitung Ihrer Daten ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG, soweit zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Soweit erforderlich, verarbeitet die Greenovis GmbH Ihre Daten darüberhinausgehend zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten. Die Verarbeitung erfolgt auch auf Grundlage einer Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO, die immer auch Ihre Interessen berücksichtigt.
3.4 Dauer der Verarbeitung
Facebook speichert Ihre Daten aufgrund Ihres Nutzungsverhältnisses. Informationen zur Speicherdauer finden Sie in der Datenschutzrichtlinie Facebooks unter dem Punkt „Wie lange behalten wir deine Informationen“.
Greenovis speichert Ihre Daten, die im Rahmen des „Lead Ads“ Formulars erhoben wurden, solange dies für den beschriebenen Bewerbungszwecke notwendig ist (vgl. dazu im oberen Teil dieser Datenschutzerklärung „Wie lange werde die Daten gespeichert“).
3.5 Übermittlung Ihrer Daten
Wir haben keinen Einfluss darauf, an wen Facebook Ihre Daten weitergibt und ob Facebook personenbezogene Daten auch in Drittländern verarbeitet, beispielsweise Daten an die Facebook Inc. in die USA übermittelt werden.
Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von unserer Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen, auch von anderen Unternehmen der Greenovis Gruppe, für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.
Wir nutzen für den Bewerbungsprozess einen spezialisierten Software-Anbieter. Dieser wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten. Wir haben mit diesem Anbieter einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicher stellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.
Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten, die über Lead Ads erhoben werden, nicht in Drittländer (d. h. Staaten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums).
3.6 Ihre Rechte
Gegenüber uns
Die DSGVO gewährt Ihnen als Person, die von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffen ist, verschiedene Rechte. Dazu zählt das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Widerruf der Einwilligung (Art. 7 DSGVO), Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) sowie auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Vergleichen Sie dazu insbesondere die weiteren Informationen unter Punkt 1.6 dieser Datenschutzerklärung.
Zur Geltendmachung der gesetzlichen Betroffenenrechte und für alle weiteren Fragen zur Datenverarbeitung könnten Sie sich jederzeit an uns, die Greenovis GmbH, wenden unter info@greenovis.de oder den oben genannten Kontaktdaten.
Gegenüber Facebook
Auskunftsanfragen und Betroffenenrechte hinsichtlich der Verarbeitung von Nutzungsdaten auf Ihrem Facebook-Profil können bei Facebook z. B. über das Facebook-Datenformular geltend gemacht werden. Nur Facebook hat Zugriff auf die Daten der Nutzer und kann insoweit unmittelbar Maßnahmen ergreifen und Auskünfte geben. Wenn Sie bei Facebook angemeldet sind, können Sie auch in den Einstellungen von Facebook selbst Festlegungen zur Datenverarbeitung durch Facebook treffen.